Cash allowance: os riscos para o RH de substituir o carro do colaborador por dinheiro

São Paulo, setembro de 2025 - A necessidade de deslocamento de colaboradores evoluiu e exige uma análise mais detalhada dos processos envolvidos e as possíveis soluções. O modelo de cash allowance (ou car allowance) — em que a empresa oferece um valor em dinheiro para que o colaborador compre e administre o próprio automóvel — tem ganhado espaço como alternativa ao veículo da empresa e à terceirização de frota.

No entanto, o cash allowance embora possa parecer mais simples à primeira vista, transfere riscos significativos para a empresa, um custo mais elevado e exige um nível de controle difícil de manter. Com dinheiro em mãos, o colaborador pode adquirir o veículo que desejar ou complementar para comprar um veículo de maior valor, por exemplo. Ou escolher um carro inferior e aproveitar a diferença para fazer outras coisas. Já a terceirização de frota oferece mais segurança, previsibilidade e proteção legal, além de manter o padrão e a imagem da empresa.

 “A substituição do veículo por uma verba pecuniária transparece uma maior simplificação administrativa e o máximo de recompensa em curto prazo ao colaborador, mas esta alternativa possui consequências que precisam ser melhor avaliadas, diante dos potenciais riscos e contingências envolvidas.”, alerta o advogado Rogério Ramires, sócio do Loddi e Ramires Advogados.

Um ponto que chama a atenção relaciona-se à desvinculação do retorno dos investimentos realizados com a eventual política para retenção dos colaboradores, que por esta sistemática pode inviabilizar o reembolso, já que as empresas têm grande dificuldade em reaver o investimento em caso de desligamento.

Também é necessário avaliar as questões trabalhistas e tributárias. “Tanto o veículo caracterizado como benefício indireto, quanto a verba em dinheiro são considerados pelo fisco como salário indireto e devem ser declarados como remuneração sujeita a encargos trabalhistas por parte do empregador e por parte do colaborador - INSS, FGTS e desconto do imposto de renda na fonte”, explica o advogado.

 “Já quando o veículo é considerado ferramenta de trabalho, não se fala em benefício indireto ou remuneração. É possível diferenciar os automóveis por função, de acordo com um cardápio estabelecido previamente pelo RH”, esclarece Alexandre Mariano, CFO da X-Fleet, empresa de soluções em terceirização de frotas. Entende-se como ferramenta de trabalho, o veículo utilitário, carro usado para visitar clientes, fornecedores e prospects, participar de eventos etc.

Para os fins de semana, férias e períodos em que o colaborador não esteja em horário comercial, recomenda-se que o empregador e o usuário estipulem um contrato de locação ou comodato, para que o usuário possa justificar a manutenção do veículo em seu poder.

Evolução

Nos primórdios da indústria, os trabalhadores só se deslocam da residência para empresa e vice-versa. As empresas que buscavam uma diferenciação contratavam ônibus executivos.

A evolução se deu com o início de visitas rotineiras do pessoal da área comercial aos futuros clientes e depois aos próprios clientes, em uma política de fidelização. Outros departamentos aderiram, com o objetivo de promover os produtos/serviços e integração com áreas de produção, logística e TI.

Para esta nova realidade, as empresas passaram a ter frotas com veículos próprios, à disposição de mais de um usuário. Surgiram, então, novos problemas do uso compartilhado de bens: identificação das infrações de trânsito por condutor, sinistros e manutenção regular dos veículos, por exemplo. Sem contar a necessidade de uma equipe enorme para gerenciar a frota.

O passo seguinte foi a alocação de um único veículo por usuário. Apesar de um investimento maior em veículos, foram simplificados os controles dos processos administrativos. Os cálculos financeiros começaram a demonstrar que a locação era superior à frota própria.

Outra consequência natural foi a utilização do veículo exclusivo como carro benefício e, agora, a ideia de substituí-lo por um valor em dinheiro, ocasionando justamente os riscos e contingências supracitados.

Sobre a X-Fleet – Com mais de 10 anos no mercado, a X-Fleet é líder no segmento Premium Executive e referência de qualidade e de soluções de mobilidade corporativa. Localizada em São Paulo, a empresa oferece terceirização de veículos e frotas, contratos de longa duração com periodicidade determinada de acordo com a necessidade e contratos com veículo, em todo país. Informações no www.xfleet.com.br e @xfleetoficial